Tự động hóa các quy trình làm lương giúp nhân viên kế toán hành chính giảm tải một lượng lớn thời gian và công sức. Dưới đây là một cái nhìn sâu hơn về lợi ích của tự động hóa bảng lương trong công tác tính lương doanh nghiệp và giới thiệu một vài dịch vụ phần mềm giúp tự động hóa bảng lương hữu ích.
Tự động hóa bảng lương mang lại cho các doanh nghiệp nhiều lợi ích khác nhau. Nó giúp tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện quy trình thu thập dữ liệu, xử lý thông tin, giải ngân và báo cáo. Tiết kiệm chi phí in ấn, hỗ trợ nhân viên kiểm tra phiếu lương trực tuyến để dễ dàng so sánh, đối chiếu thu nhập qua hàng tháng.
Mọi dữ liệu điều chỉnh lương, thay đổi thuế đều được cập nhật tự động và lưu trữ tập trung trên hệ thống.
1. Tự động hóa tính lương là gì?
Tự động hóa bảng lương là việc sử dụng các phần mềm, giải pháp công nghệ vào công tác tính lương nhằm tự động tổng hợp, đồng bộ dữ liệu công, dữ liệu đơn từ, quỹ phép, dữ liệu KPI, chính sách phúc lợi xã hội… vào phiếu lương nhằm cắt giảm thời gian, tối ưu hiệu suất, nâng cao hiệu quả công việc và hạn chế các sai sót trong công tác tính lương thủ công bằng tay.
Khi nào doanh nghiệp nhỏ nên tự động hóa bảng lương? Curt Finch, Giám đốc điều hành của Journyx, cho biết: “Ngay khi bạn có đủ nhân viên làm việc trong công ty mà bạn không thể biết chính xác họ đang làm việc như thế nào, làm việc bao nhiêu chỉ bằng việc đánh giá chủ quan từ quan sát thực tế. Hãy tự động hóa để đảm bảo quỹ lương của bạn đang trả cho đúng người.”
2. Lợi ích của việc tự động hóa tính lương
Hiệp hội Tính lương Hoa Kỳ (APA) ước tính rằng tự động hóa làm giảm 80% chi phí xử lý bảng lương, phần lớn từ việc giảm thiểu sai sót trong hóa đơn và phiếu lương.
Một nghiên cứu năm 2009 do Tập đoàn Hackett ủy quyền cho APA đã phát hiện ra rằng 90% các tổ chức hiện có phân phối bảng lương không cần giấy tờ do sự ra đời của thẻ thanh toán và tiền gửi trực tiếp. 58% nhân viên trên toàn quốc đang tận dụng các tính năng tự phục vụ để nhập dữ liệu cá nhân vào hệ thống tính lương tự động.
Tinh giản việc làm công, tính lương luôn là vấn đề đau đầu của rất nhiều chủ doanh nghiệp khi mất đến ¼ thời gian mỗi tháng chỉ xử lý công việc này.
Trên cơ sở hàng tuần hoặc cuối tháng, các trưởng phòng/ manager gửi báo cáo KPI tới phòng kế toán, nhân viên kế toán sẽ phải điền vào bảng tính lương từng người và bắt đầu tính toán từ hàng trăm số liệu, giấy tờ khác nhau. Khi quy mô nhân sự khoảng 30 người trở lên, việc tính lương càng áp lực, rủi ro dễ gặp nhất là việc trả lương bị trì hoãn hoặc tính toán sai.
Lợi ích lớn nhất của tự động hóa bảng lương là các chủ doanh nghiệp biết mình đang trả lương cho nhân sự một cách chính xác. Và bạn cũng biết rằng doanh nghiệp đang tuân thủ luật trả lương làm thêm giờ một cách chính xác.
Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi nhiều doanh nghiệp chọn sử dụng phần mềm công nghệ để số hóa việc thu thập và tổng hợp dữ liệu bảng lương, tính toán tự động để cho ra một bảng lương hoàn chỉnh, hạn chế tối đa sự can thiệp (tính toán thủ công) của con người. Ngày nay các công nghệ được cung cấp dưới dạng dịch vụ điện toán đám mây dựa trên Web ngày càng phổ biến hơn với doanh nghiệp.
Tiết kiệm thời gian
Phần mềm tự động hóa bảng lương sẽ thay đổi hoàn toàn cách tính lương trong doanh nghiệp từ thủ công bằng tay trên giấy tờ sang tự động hóa tính lương trực tuyến trên hệ thống phần mềm.
Thay vì mất vài ngày để tổng hợp, tính toán dữ liệu: dữ liệu chấm công, đơn từ nghỉ phép, KPI nhân viên, chế độ phúc lợi, phụ cấp… Phần mềm giúp bạn tự động tổng hợp và đồng bộ tất cả dữ liệu vào phiếu lương trong vòng 30s. Từ đó, doanh nghiệp cắt giảm đáng kể thời gian xử lý tính lương của cán bộ kế toán.
Triệt tiêu tình trạng sai sót, nhầm lẫn dữ liệu gây thất thoát quỹ lương
Tất cả các nghiệp vụ đều được tự động hóa 100% nên tất cả các con số, dữ liệu tính lương hoàn toàn chính xác và được bảo mật bằng công nghệ điện toán đám mây. Triệt tiêu 100% trình trạng sai sót, nhầm lẫn dữ liệu trong công tác xử lý bằng tay của phòng kế toán. Nhờ vậy, quỹ lương được bảo toàn.
Hoàn thiện quy trình kế toán
Tính lương có thể xem là cơn ác mộng đối với bộ phận kế toán trong doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, bộ phận kế toán ngày càng phải đối mặt với nhiều áp lực, áp lực trong công tác xử lý dữ liệu tính công, đơn từ, tính lương…
Sử dụng phần mềm tự động hóa tính lương, giúp đội ngũ kế toán giải tỏa được áp lực trên đồng thời tăng hiệu suất làm việc và chất lượng công việc.
Mặt khác, tự động hóa tính lương sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và tự động hóa quy trình tính lương từ đầu đến cuối nhằm xây dựng và hoàn thiện quy trình kế toán chuyên nghiệp
Đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Số hóa, tự động hóa là một trong những yếu tố cần có trong doanh nghiệp nếu doanh nghiệp muốn tham gia vào cuộc đua chuyển đổi số. Đáp ứng đầy đủ các yếu tố đó, phần mềm tự động hóa bảng lương giúp doanh nghiệp số hóa tất cả các nghiệp vụ trong công tác tính lương và dữ liệu tính lương lên một hệ thống tập trung trực tuyến, nhằm tiến tới xây dựng văn phòng điện tử, đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số từ các nghiệp vụ nhỏ trong doanh nghiệp.
Discussion about this post